Services
Kompletter Service aus einer Hand
Unsere jahrelange Erfahrung in der Durchführung von Veranstaltungen bringen wir in die Beratung ebenso mit ein, wie unsere Kompetenzen in Budgeterstellung, Marketing, Logistik, Personalplanung und der finanziellen Abwicklung von Kongressen, Tagungen, Meetings, Fachausstellungen und Events.
Wir managen Ihre Veranstaltung - ob Teilbereiche oder die Gesamtorganisation. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir das für Sie optimalste und effizienteste Format.
Professionalität heißt für uns, flexibel Lösungen zu finden, wenn unerwartete Herausforderungen auftauchen.
Wir managen Ihre Veranstaltung - ob Teilbereiche oder die Gesamtorganisation. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir das für Sie optimalste und effizienteste Format.
Professionalität heißt für uns, flexibel Lösungen zu finden, wenn unerwartete Herausforderungen auftauchen.
Projektleitung
Als Projektleiterin sind wir von Beginn an Ihre Ansprechpartnerin und betreuen Ihre Veranstaltung bis zur Schlussbesprechung. Bei uns laufen alle Fäden zusammen und wir halten Sie über die Entwicklung der Veranstaltung kontinuierlich auf dem Laufenden. Wir übernehmen alle organisa-torischen Aufgaben, so dass Sie sich ganz auf die inhaltliche und programmatische Gestaltung konzentrieren können.
Wir beraten und
- konzipieren mit Ihnen die Veranstaltung und das Rahmenprogramm
- recherchieren Locations
- unterstützen Sie in allen organisatorischen und
administrativen Angelegenheiten - kalkulieren und kontrollieren die Etats für Ihre Tagung
- erledigen den Zahlungsverkehr
- und vieles mehr
Präsenzveranstaltungen
Von der Locationrecherche bis zur Betreuung vor Ort entwickeln wir unsere Leistungen immer in enger Abstimmung mit Ihnen als Veranstalter. So planen wir bspw. wissenschaftliche Hilfskräfte oder andere Mitarbeiter von Ihrer Seite in den organisatorischen Ablauf mit ein.
Vor Ort:
- Einrichten eines Tagungsbüros inkl. Neuanmeldungen
- Ausschilderung, Raum- und Technikcheck
- Ausgabe Teilnehmerunterlagen
- Medienannahme und Betreuung Saaltechnik
- Abstimmung Logistik, Catering
- Umsetzung von Hygienevorschriften
- Betreuung des Rahmenprogramms
Virtuelle / hybride Tagungen
Die Kombination von Face to Face mit Online-Live-Streaming gewinnt immer mehr an Bedeutung, besonders gepuscht durch die Covid-19 Pandemie. Unabhängig davon sind hybride Events dazu geeignet, mehr Teilnehmer zu gewinnen. Wir achten dabei auf vier wesentliche Kriterien in der Umsetzung:
- Das virtuelle Tool stelltverschiedene Möglichkeiten der Interaktion für die Teilnehmer zur Verfügung.
- Eine selbsterklärende, einfache Funktionalität für den Teilnehmer bei hoher Bildqualität.
- Parallele Präsentationen, z.B. in Break out Sessions für Sponsoren, sind umsetzbar.
- Professionelle Studio-Technik für Faculty- oder Hybrid-Übertragungen.
Registrierung
Wir kümmern uns von Anfang an um Ihre Teilnehmer und Referenten. Unser Online-Registrierung-Tool erlaubt eine vielfältige Kategorisierung der Teilnehmer ebenso wie die Festlegung verschiedener Deadlines bei sogenannten Call for Papers Kongressen.
Das Reviewing der Abstracts geschieht ebenso online wie eine strukturierte Programmplanung. Ein interaktives Online-Programm sowie die Vorbereitung von Programmheft und Abstractband sind weitere effiziente Features, die wir anbieten.
Weitere Features:
- Online-Registrierung der Kontakt-und Buchungsdaten der Teilnehmer
- Teilnahmebestätigungen und Rechnungsstellung nach Anmeldung
- Zahlungsverkehr, Kontoführung und Endabrechnung
- Gestaltung und Personifizierung der Namenschilder, Teilnahmebescheinigungen
- Korrespondenz mit Referenten bzgl. Vorträge, Anreise, Hotels etc.
- Betreuung der Referenten, Reiskostenabrechnung
Industrieausstellung
Sponsoren und Industriepartner sind häufig wichtige Säulen einer Veranstaltung. Wir besprechen mit Ihnen, wie wir den in Ihrem Themenfeld wichtigen Austausch von Wirtschaft und Wissenschaft in Ihr Konzept sinnvoll einbinden. Und natürlich unterstützen wir Sie bei der Gewinnung von Sponsoren - im medizinischen Bereich unter Beachtung des Kodex für die Zusammenarbeit der pharmazeutischen Industrie mit Ärzten, Apothekern und anderen Angehörige medizinischer Fachkreise (FSA).
Wir kümmern uns um:
- Zusammenstellung von Sponsoring-Angeboten
- Vertragsabwicklung und Rechnungsstellung
- Akquise von Sponsoren
- Abfragen der Bedürfnisse bei den Sponsoren
- Aufplanung und Logistik vor Ort für Aussteller
Marketing
Vom Internetauftritt bis zur Gestaltung sämtlicher Drucksachen, wie Ankündigungsflyer, Call for Papers, Plakat, bis zum Programmheft und Abstractband, setzen wir für Sie die notwendigen Medien um - und das gerne unter Berücksichtigung Ihrer CI-Richtlinien. Und sollte es sich um ein neues Projekt handeln, entwickeln wir selbstverständlich gerne Logo und CI für Sie.
Wir erstellen:
- Marketingkonzept
- Internetauftritt
- Layout und Logos
- Werbemittel
- Mailings